Archivsysteme für jeden Bedarf
Von der sicheren Lagerung sensibler Akten in Papierform, bis hin zur Erstellung eines rein digitalen Archives mit definierten Zugriffsberechtigungen; von der Digitalisierung einzelner Ordner, bis hin zur Einrichtung eines körperlichen Großarchives: Wir bieten einen umfassenden Service zur Betreuung von Archivgut und sorgen für eine datensichere Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen!
Wir beraten und unterstützen unsere Kunden zudem in allen Bereichen der Archivierung und des Dokumenten-Managements.
Körperliche Archivierung / Unterlagen in Papierform
- Beratung über Aufbewahrungsfristen
- Ordnungsgemäße Einlagerung und Vernichtung,
- Zugriffsmöglichkeiten
- Erarbeitung eines Archivierungskonzeptes und eines Einlagerungsplanes
- Abholung des Archivgutes
- Einlagerung kleinerer Archivbestände in Sammelarchiven / verschließbare Parzellen
- Kunden-Zugriff während unserer Öffnungszeiten und nach Vereinbarung
- Einlagerung großer Archivbestände in separaten Archivräumen
- Kunden-Zugriff an 365 Tagen im Jahr
- Beschriftung des Archivgutes bzw. der Regale und Erstellung einer Datenbank
- Verwaltung unter Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben
- Lieferservice bzw. Versand angeforderter Akten
- Kontrolle der Vernichtungsdaten
- Überwachung der Rückgabe entliehener Akten
- Überprüfung von Zugriffs- bzw. Zutritts-Berechtigungen
- Fachgerechte Vernichtung und Verwaltung der Vernichtungsbelege
Elektronische Archivierung und Dokumentenmanagement
- Beratung über Aufbewahrungsfristen, Organisation, Zugriff, Vernichtung etc.
- Abholung des Archivgutes
- Vorbereitung der Dokumente: Entklammern, Glätten, ggf. Kleben, Fotokopieren
- Digitalisierung
- Indizierung
- Erstellung und Verwaltung von Datenbanken
- Datensichere Vernichtung bzw. Rücktransport der Akten
- Verwaltung der Daten unter Einhaltung von Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben
- Elektronische Erfassung „lebender“ Dokumente
- Betreuung